BIO-verantwoording Chatbot Robin
Baseline Informatiebeveiliging Overheid
Versie: 1 | Datum: 16 september 2026 | Eigenaar: DATA-Kracht (Mirjam Donders)
Samenvatting
DATA-Kracht gebruikt Chatbot voor de AI-agent Robin. Robin beantwoordt vragen binnen een afgebakend domein en gebruikt daarvoor een beheerde kennisbank met wetgeving, officiële documentatie en DATA-Kracht opleidingsmateriaal. De agent is zo ingericht dat wetgevende bronnen prioriteit krijgen en dat bij onzekerheid of ontbrekende informatie wordt doorverwezen naar DATA-Kracht.
De Cahtbot wordt beschikbaar gesteld achter een wachtwoord. Gebruikers van de Chatbot zijn identificeerbaar met een ID maar niet met persoonsgegevens. Klantdata wordt versleuteld opgeslagen en verzonden, niet gebruikt om algemene AI-modellen te trainen, en het platform is GDPR- en SOC 2 Type II-compliant. Voor de volledige leveranciersborging worden de verwerkersovereenkomst, subprocessorlijst, Trust Center-informatie en interne procedures aanvullend vastgelegd.
1. Doel en scope
Dit document beschrijft hoe de inzet van de Chatbot-agent Robin zich verhoudt tot de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Het document is bedoeld als klantgerichte toelichting en als startpunt voor interne toetsing.
Binnen scoop: Cahtbot agent Robin en de bronnen (Kennisbank).
2. Systeemoverzicht
| Onderwerp | Vastlegging |
| Agentnaam | Robin |
| Zichtbaarheid | Wachtwoord beveiliging |
| Model | Automatisch |
| Temperatuur | 0, deterministisch ingesteld |
| Kanalen | Chat widget ingeschakeld, Help page ingeschakeld, Center stage uitgeschakeld, e-mail niet ingesteld, Slack/WhatsApp/Messenger/Instagram/Zendesk/Salesforce niet ingesteld |
| Kennisbank | 25 bestanden, 498 links, 7 Q&A-items, 9 tekstbronnen |
| Acties | Geen agentacties geconfigureerd, dus geen leadformulieren, tickets, live-chat handoff, webhooks of externe actieflows via Actions |
| Integraties | Geen integraties gekoppeld. Beschikbaar op huidig plan: Shopify, Slack en Calendly. Externe helpdesk- en CRM-integraties zijn niet gekoppeld. |
| Bijlagen | Bestandsbijlagen in widget ingeschakeld; voice mode uitgeschakeld |
| Feedback | Duim omhoog/omlaag feedback ingeschakeld |
| Spam | Spamdetectie niet ingesteld |
| Landblokkering | Alle landen behalve Nederland geblokkerd |
| Credits | Geen creditslimiet ingesteld |
3. Gegevensverwerking en datastromen
| Processtap | Beschrijving | Status / actie |
| Klant stelt vraag | Een gebruiker stelt een vraag via de afgeschermde chatwidget. | Ingeschakeld. |
| Antwoordgeneratie | Robin gebruikt de kennisbank en instructies om een Nederlandstalig antwoord te geven. Model staat op Auto, temperatuur 0. | Vastgelegd in Chatbot. |
| Kennisbank raadplegen | De kennisbank bevat bestanden, links, Q&A en tekstbronnen. Wetgeving krijgt in de instructies prioriteit boven praktijkhandleidingen en interpretaties. | Vastgelegd in Chatbot. |
| Bestandsbijlagen | Gebruikers kunnen bestanden uploaden via de widget. | Ingeschakeld, risico en bewaartermijn 24 uur. |
| Logging en conversatiehistorie | Chatbot bewaart conversaties in de activiteit/logomgeving. | Bewaartermijn is minimaal wekelijks en maximaal maandelijks. Chats kunnen door de klant ingezien worden tot deze zijn verwijderd. |
| Externe integraties | Er zijn geen integraties gekoppeld en geen agentacties ingesteld. | Geen datadoorgifte via Actions vastgesteld. |
4. Chatbot beveiligingsmaatregelen
- Omdat de chatbot achter een wachtwoord zit in een omgeving waar gebruikers geïdentificeerd worden met een ID is in de cahtbot-database geen relatie te leggen tussen het ID en persoonsgegevens van de klant.
- Klantdata wordt versleuteld opgeslagen en verzonden, met gangbare encryptiealgoritmen.
- Chatbot meldt ondersteuning voor gebruikersrollen en permissies.
- Chatbot meldt rate limiting voor agents en een domein-allowlist voor embedbeperking.
- Chatbot meldt dat database en applicatie draaien op AWS-infrastructuur in us-east-1, met onder meer Supabase en Vercel als providers.
- Chatbot meldt GDPR-compliance en SOC 2 Type II-compliance.
- Chatbot meldt dat klantdata niet wordt gebruikt om algemene AI- of ML-modellen te trainen.
- Chatbot gebruikt RAG, retrieval augmented generation, waarbij antwoorden worden gegenereerd op basis van de eigen kennisbank zonder de data te gebruiken voor modeltraining.
- Chatbot bewaart service data gedurende de klantrelatie en een periode daarna voor operationele, historische en archiveringsdoeleinden. Verwijdering kan op geverifieerd verzoek.
- De klant mag geen persoonsgegevens in bijlagen en vraagstelling opnemen.
- Bijlagen worden binnen 24 uur automatisch verwijderd. Dit geldt ook voor bijlagen die door Robin geproduceerd zijn.
- Chats worden minimaal 1 maal per maand definitief verwijderd uit de data-base.
- Trust Center – Chatbase is het trustcenter van de Chatbase.
5. Robin-specifieke beheersing
| Onderwerp | Huidige inrichting | BIO-relevantie | Uitvoeringsbeleid |
| Doelbinding | Robin beantwoordt BAG-gerelateerde vragen op basis van geselecteerde bronnen. | Beperking verwerking en juistheid van informatie. | |
| Bronprioriteit | Instructies schrijven voor: wetgevende documenten eerst, daarna VNG/Kadaster, daarna DATA-Kracht interpretatie. | Kwaliteit, herleidbaarheid en betrouwbaarheid van antwoorden. | Alle antwoorden worden wekelijk en uiterlijk maandelijks gecontroleerd op juistheid. Bij foutieve antwoorden wordt de informatie gebruikt voor hertraining. Met dezelfde frequentie worden bronnen gecontroleerd op actualiteit. Nieuwe of belangwekkende informatie wordt via de mail, via de DATA-Kracht site, aan de klanten verzonden. |
| Beperking antwoorden | Robin moet kort antwoorden, onzekerheid benoemen en bij ontbrekend sluitend antwoord doorverwijzen naar info@data-kracht.nl. De klant wordt geïnstrueerd ook bij twijfel een mail te sturen en een duim omlaag te geven bij een onjuist antwoord. | Voorkomt overschrijding scope en ongeautoriseerd advies. | De mail info@data-kracht.nlwordt elke 2 dagen gecontroleerd en behandeld. Indien nodig wordt Robin getraind en worden de andere klanten via de mail op de hoogte gesteld. |
| Dataminimalisatie | Geen leadformulieren, tickets of externe acties ingesteld. | De Chatbot verzameld geen persoonsgegevens en kan daarmee dus ook geen leads genereren. | Er is een gebruikersinstructie om geen bijzondere persoonsgegevens te delen in de Cahtbot. |
| Toegang tot beheer | Chatbot ondersteunt rollen en permissies. | Toegangkelijkheid. | Alleen de directeur van DATA-Kracht heeft toegang tot de chatbotgesprekken en achterliggend bronmateriaal voor een maandelijkse review. |
| Publicatiekanalen | Chat widget en Help page staan aan. Center stage, e-mail en social/extern helpdeskkanalen staan uit. Alles achter een wachtwoord en daardoor niet bereikbaar voor een aanval. | Aanvalsoppervlak en kanaalbeheer. | De Widgets is ingesteld op de site van DATA-Kracht achter een wachtwoord. |
| Misbruikbeperking | Spamdetectie staat niet ingesteld. Chatbot biedt rate limiting volgens documentatie. | Beschikbaarheid en misbruikpreventie. | Klanten kunnen, na te veel creditgebruik, voor 3 uur geblokkeerd worden. Dit voorkomt misbruik.Daarnaast is misbruik beperkt omdat de chatbot alleen achter een wachtwoord beschikbaar is. |
| Bijlagen | Bijlagen zijn ingeschakeld en alleen toegankelijk voor geautoriseerde gebruikers achter een wachtwoord. | Risico op upload van vertrouwelijke of schadelijke bestanden. | Afbeeldingen: .png , .jpg , .jpegDocumenten: .pdfLimieten Maximaal 5 bestanden per berichtMaximaal 5 MB per bestandMaximaal 5 pagina’s per PDF-bestand |
| Feedback | Gebruikersfeedback is ingeschakeld. | Kwaliteitsverbetering en monitoring. | Maandelijks en zomogelijk wekelijks wordt de feedback gecontroleerd en wordt Robin getraind. |
| Modelgebruik | Data wordt niet gebruikt voor training van de cahtbot en ook niet voor de training van algemene AI-modellen. | AI-risico, leverancier en doorgifte. | Teksten uit de chats worden niet gebruikt voor de training. |
6. BIO-controlmatrix op hoofdlijnen
Onderstaande matrix is een praktische vertaling naar de inzet van Chatbot/Robin. Zij vervangt geen formele BIO-audit. De aangeleverde spreadsheet bevat BIO2-beheersmaatregelen en overheidsmaatregelen. Relevante maatregelen zijn samengevat op thema, omdat veel maatregelen organisatiebreed zijn en niet uitsluitend in de Chatbot worden ingericht.
| BIO-thema | Voorbeelden uit BIO-lijst | Chatbot/Robin inrichting | Beoordeling | DATA-Kracht |
| 5 Organisatorische maatregelen | Beleid, rollen, functiescheiding, contact met instanties, projectmanagement, classificatie, leveranciersrelaties. | Chatbot biedt rollen/permissies. Robin heeft duidelijke inhoudelijke instructies en geen integraties/actions. | Gedeeltelijk technisch ondersteund, maar vooral organisatieproces. | Het beheer van de Chatbot is alleen geautoriseerd aan de directeur van DATA-Kracht. |
| 6 Mensgerichte maatregelen | Screening, arbeidsvoorwaarden, bewustwording, disciplinaire processen, beëindiging dienstverband. | Niet in Chatbot af te dwingen, behalve via toegangsbeheer tot de workspace. | Organisatiebreed buiten Chatbot. | Het beheer van de Chatbot is alleen geautoriseerd aan de directeur van DATA-Kracht. |
| 7 Fysieke maatregelen | Fysieke beveiliging, apparatuur, bekabeling, clear desk, fysieke toegang. | Chatbot draait als SaaS op cloudinfrastructuur. Chatbot meldt AWS us-east-1, Supabase en Vercel. | Primair leverancier en interne werkplekken. | DATA-Kracht werkt volledig digitaal in Nederland en bewaard de informatie naast de Cahtbot in office365. |
| 8 Technologische maatregelen | Toegangsrechten, logging, malware, kwetsbaarheden, back-up, netwerkbeveiliging, cryptografie, datalekpreventie. | Encryptie at rest/in transit gemeld. Rollen/permissies, rate limiting en domain allowlist beschikbaar. Robin heeft geen externe acties en geen integraties. | Gedeeltelijk door Chatbot, gedeeltelijk door DATA-Kracht. | DATA-Kracht werkt volledig digitaal in Nederland en bewaard de informatie in Onedrive. |
Verwerkersovereenkomst DATA-Kracht Algemeen
Verwerker: DATA-Kracht, Duinoordseweg 7, 5268 LM Helvoirt
1. Doel van de verwerking
Chatbase verwerkt persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke voor het leveren van een AI-chatbot, waaronder het beantwoorden van gebruikersvragen, analyseren van gesprekken, verwerken van geüploade bijlagen en ondersteunen van klantenservice- of leadprocessen.
2. Categorieën betrokkenen
De verwerking kan betrekking hebben op:
– Ingelogde bezoekers van de cursusomgeving en/of chatomgeving;
– medewerkers of vertegenwoordigers van de verwerkingsverantwoordelijke die het Chatbot en cursusinformatie gebruiken.
3. Categorieën persoonsgegevens
Afhankelijk van het gebruik kunnen onder meer de volgende gegevens worden verwerkt:
- naam, e-mailadres, telefoonnummer en/of andere contactgegevens (geldt niet voor de chatbot).
- reacties in de cursusbeoordelingen;
- inhoud van chatberichten;
- metadata zoals tijdstip, kanaal, land of gebruikers-ID;
- geüploade bijlagen, zoals afbeeldingen of PDF-documenten;
- technische gegevens die nodig zijn voor beveiliging, logging en werking van de dienst.
De verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het bepalen welke persoonsgegevens via de chatbot worden verzameld en dient te voorkomen dat onnodige of gevoelige gegevens worden ingevoerd. In de instructie wordt de verwerkingsverantwoordelijke verboden persoonsgegevens in de chat of in de bijlage op te nemen.
Cursussite: Verwerkersovereenkomst – Maatos
Cahtbot:
4. Bijlagen en bewaartermijn
Eindgebruikers kunnen bijlagen uploaden in gesprekken. De Chatbot ondersteunt onder andere afbeeldingen en PDF-bestanden binnen de geldende limieten.
Geüploade bijlagen kunnen tijdelijk beschikbaar worden gemaakt via een gesigneerde downloadlink. Deze downloadlink is 24 uur geldig. Het bestand zelf wordt volgens dezelfde planning verwijderd en kan daarna niet opnieuw worden opgehaald. Metadata of samenvattingen van bijlagen kunnen onderdeel blijven van de gespreksgegevens zolang het gesprek of de relevante logdata wordt bewaard.
5. Opslaglocatie en doorgifte buiten de EER
Alleen de Chatbase verwerkt en bewaart gegevens op infrastructuur in de Verenigde Staten, waaronder AWS-infrastructuur in `us-east-1`. Omdat sprake kan zijn van doorgifte naar de Verenigde Staten, worden passende waarborgen toegepast, waaronder Standard Contractual Clauses voor internationale doorgifte. NOTE: hierin zijn geen persoonsgegevens opgenomen.
De persoonsgegevens die bewaard worden door DATA-Kracht cursussite (anders dan de chatbot), worden niet verwerkt in landen buiten de Europese Unie en/of niet buiten de EER.
6. Suverwerkersb
DATA-Kracht maakt geen gebruik van subverwerkers.
7. Beveiliging
DATA-Kracht past technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
- encryptie tijdens transport en opslag;
- toegangscontrole en rollen/rechten;
- infrastructuurbeveiliging;
- maatregelen tegen misbruik en ongeautoriseerde toegang;
- SOC 2- en GDPR-gerelateerde complianceprocessen via de leveranvier van de software.
8. Gebruik voor AI-training van de Chatbot
De Chatbot heeft geen toegang tot persoonsgegevens en gebruikt deze dan ook niet voor het trainen van algemene AI-modellen. De chatbot gebruikt alleen opgegeven kennisbronnen en gesprekscontext om antwoorden te genereren.
9. Verwijdering en bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor het leveren van de dienst, overeenkomstig de overeenkomst. Op verzoek kunnen persoonsgegevens worden verwijderd conform de rechten van betrokkenen en de afspraken in de verwerkersovereenkomst.
10. Rollen
Voor de inhoud van gesprekken, leads, geüploade bestanden en chatbotdata treedt de klant op als **verwerkingsverantwoordelijke** en DATA-Kracht als **verwerker**. Voor account-, facturatie- en gebruiksgegevens is DATA-Kracht de verwerkingsverantwoordelijke.
Datum: 16 september 2026
M. Donders
Directeur DATA–Kracht